Steeds meer bedrijven krijgen het verzoek van hun opdrachtgevers om een EcoVadis-beoordeling te doorlopen. Grote multinationals als Philips, Heineken, ASML en Unilever vragen hun leveranciers structureel om een EcoVadis-scorecard als onderdeel van hun supply chain due diligence. Het is daarmee niet langer een nice-to-have, maar een voorwaarde om mee te doen in de keten.
In dit artikel nemen wij u stap voor stap mee door het volledige EcoVadis-traject: van de eerste analyse van uw huidige situatie tot de jaarlijkse herregistratie. Of u nu voor het eerst deelneemt of uw bestaande score wilt verbeteren, dit stappenplan helpt u om gestructureerd en efficiënt te werk te gaan.
EcoVadis is een internationaal platform dat bedrijven beoordeelt op hun duurzaamheidsprestaties. De beoordeling is gebaseerd op 21 criteria, verdeeld over vier thema's:
Na het invullen van de vragenlijst en het uploaden van bewijsstukken beoordeelt EcoVadis uw organisatie en ontvangt u een scorecard met een totaalscore van 0 tot 100. De medaille-niveaus zijn:
De gemiddelde score in Nederland ligt rond de 44 punten. Met gerichte voorbereiding en professionele begeleiding behalen de meeste bedrijven minimaal een zilveren medaille.
Het startpunt van elk EcoVadis-traject is een grondige analyse van uw huidige situatie. Heeft u al een eerder assessment doorlopen? Dan is uw vorige scorecard het vertrekpunt. Ga per thema na waar u punten heeft behaald en waar u punten mist.
EcoVadis beoordeelt op drie niveaus per thema:
Veel bedrijven scoren goed op beleid (ze hebben documenten) maar missen punten op acties en resultaten. Dit is precies waar de meeste verbetering te behalen is.
Deelneemt u voor het eerst? Dan is een nulmeting belangrijk. Inventariseer welk beleid, welke certificeringen en welke data u al heeft. Benchmark uw organisatie tegen het branchegemiddelde via de EcoVadis-database.
Een veelgemaakte fout: bedrijven die goed bezig zijn met duurzaamheid maar dit niet kunnen aantonen met documenten. EcoVadis beoordeelt wat u kunt bewijzen, niet wat u doet zonder vastlegging.
Per thema heeft u minimaal de volgende documenten nodig:
Milieu:
Arbeidsomstandigheden & mensenrechten:
Ethiek:
Duurzame inkoop:
Tip: certificeringen zijn goud waard in EcoVadis. Een ISO 14001-certificaat bewijst direct dat u een milieumanagementsysteem heeft, inclusief beleid, acties en resultaten. Heeft u nog geen certificeringen? Overweeg om hier op korte termijn mee te starten.
Na de inventarisatie weet u welke documenten ontbreken. In onze ervaring zijn dit de meest voorkomende hiaten bij Nederlandse bedrijven:
Het opstellen van deze documenten hoeft niet complex te zijn. Een goed beleidsdocument bevat: (1) het doel van het beleid, (2) het toepassingsgebied, (3) de verantwoordelijkheden, (4) concrete maatregelen en (5) een evaluatie- of herzieningsmechanisme. Kroll SR helpt organisaties bij het pragmatisch opstellen van ontbrekende beleidsdocumenten die voldoen aan de EcoVadis-criteria.
EcoVadis beloont bedrijven die niet alleen beleid hebben, maar ook meetbare doelen stellen en resultaten kunnen laten zien. Het formuleren van Key Performance Indicators (KPI's) per thema is daarom essentieel.
Goede KPI's voor EcoVadis zijn:
Milieu:
Sociaal:
Ethiek:
Duurzame inkoop:
Belangrijk: stel realistische doelen. EcoVadis waardeert eerlijkheid en een duidelijk verbetertraject meer dan onrealistisch ambitieuze targets die u niet kunt waarmaken. Als uw CO2-uitstoot dit jaar 500 ton is, is een reductiedoel van 5-10% per jaar geloofwaardiger dan een belofte om volgend jaar carbon neutral te zijn.
Heeft u nog geen CO2-footprint? Dit is een goede basis voor uw milieu-KPI's en wordt steeds vaker verwacht door EcoVadis.
De EcoVadis-vragenlijst is het hart van de beoordeling. De vragen zijn afgestemd op uw sector en bedrijfsgrootte, maar het format is voor iedereen vergelijkbaar. Enkele tips voor het invullen:
De meest voorkomende fout die wij tegenkomen: bedrijven die goed scoren op daadwerkelijke duurzaamheidsprestaties maar slecht in de vragenlijst omdat ze hun antwoorden niet koppelen aan bewijsstukken.
Bij elke vraag kunt u ondersteunende documenten uploaden. Dit is waar veel bedrijven punten laten liggen. Let op het volgende:
Structureer uw documenten vooraf in mappen per thema, zodat u tijdens het invullen snel het juiste document kunt vinden en uploaden.
Na het invullen van de vragenlijst en het uploaden van alle bewijsstukken dient u uw assessment in. De doorlooptijd van de beoordeling is gemiddeld 4 tot 8 weken, afhankelijk van de drukte bij EcoVadis.
Na de beoordeling ontvangt u uw scorecard met:
Wat als de score tegenvalt? EcoVadis biedt de mogelijkheid om een Corrective Action Plan (CAP) in te dienen. Hiermee kunt u aantonen welke verbeteringen u gaat doorvoeren. Hoewel een CAP uw huidige score niet direct verhoogt, laat het uw opdrachtgevers zien dat u actief werkt aan verbetering.
Daarnaast kunt u na 12 maanden een nieuwe assessment aanvragen. Dit is het moment om de verbeteringen die u in de tussentijd heeft doorgevoerd te laten beoordelen.
Een EcoVadis-scorecard is 12 maanden geldig. Jaarlijkse herregistratie is nodig om uw score actueel te houden en om verbetering aan te tonen aan uw opdrachtgevers.
Onze aanbeveling voor continue verbetering:
Door dit cyclische proces aan te houden, bouwt u elk jaar voort op de vorige beoordeling. Bedrijven die wij begeleiden zien gemiddeld een stijging van 10-15 punten bij hun tweede assessment.
Een bijkomend voordeel: de documentatie die u voor EcoVadis opstelt, is grotendeels herbruikbaar voor uw ESG-verslag onder de CSRD. Twee vliegen in een klap.
Kroll SR heeft ruime ervaring met het begeleiden van bedrijven door het EcoVadis-traject. Van de eerste scoreanalyse tot de jaarlijkse herregistratie. Onze aanpak:
Meer weten over onze EcoVadis begeleiding? Neem vrijblijvend contact op voor een eerste gesprek. Wij vertellen u graag wat wij voor uw organisatie kunnen betekenen.
Wilt u meer weten? Neem contact op met Kroll SR.
